Digitaler Dienstplan als Instrument der Mitarbeitergewinnung und -bindung

Die digitale Dienstplanung ist ein effektives Instrument, um Mitarbeitende – eine der wichtigsten und zugleich sensibelsten Ressourcen im Kontext der Gesundheitswirtschaft – durch ihre Einbindung in den Planungsprozess und Anerkennung zu bekräftigen. Sie schafft eine Brücke zwischen den Anforderungen einer optimalen Ressourcenplanung und den menschlichen Aspekten.

Mitwirkungsrecht der Mitarbeiter

Jeder selbst festgelegte Termin ist ein besserer Termin! Es ist erwiesen, dass Menschen Tätigkeiten, die sie selbst ausführen, als wertvoller erachten. Dieses Phänomen ist branchenübergreifend zu beobachten. Auch Patientinnen und Patienten, die ihre Termine selbst online buchen, erscheinen signifikant häufiger zu ihren Terminen als diejenigen, die dies nicht tun. Mit diesem Wissen ist eine kontrollierte, eigenverantwortliche Dienstplanung für pflegende Mitarbeiter ein wesentliches Element, um Führungskräfte bei der Dienstplanung zu entlasten. Darüber hinaus stellt eine Dienstplanung, bei der Mitarbeitende innerhalb vorgegebener/definierter Rahmenbedingungen selbst planen können, eine Form des Mitgestaltungsrechts dar. Diese Methode würdigt die Arbeit der Mitarbeitenden und vermittelt ihnen angemessene Wertschätzung. 

Folgende Kernaussagen lassen sich über die softwareunterstützte, regulierte Selbstplanung von Diensten treffen: 

Folgende Kernaussagen lassen sich über die softwareunterstützte, regulierte Selbstplanung von Diensten treffen:

• Bei einer regulierten, selbstständigen Dienstplanung beschränkt sich die eigenständige Planung nicht nur auf die Freizeitwünsche der Mitarbeitenden. Vielmehr ermöglicht sie es, auch dienstbezogene Wünsche organisatorisch sinnvoll in die Planung zu integrieren. 
• Die Arbeitsbelastung der Führungskraft wird erheblich verringert. 
• Die Fehlzeitquote wird reduziert. 
• Die Mitarbeitenden fühlen sich als gleichwertige Partner wahrgenommen. 
• Dank der im System hinterlegten Regulatorien behält die Führungskraft dennoch die endgültige Kontrolle über die Dienstplanung. 

Diensttausch – elegant gelöst 

Der Diensttausch stellt überall dort, wo Menschen in einem Schichtsystem arbeiten, eine erhebliche Herausforderung dar. Besonders häufig tritt dieses Problem auf, wenn Dienstpläne einer Organisation weit im Voraus erstellt werden. 

Den Überblick zu behalten, ist für die Führungskraft eine echte Gratwanderung. Gesetzliche Vorschriften, wie die Einhaltung von Ruhezeiten, machen den Prozess noch komplexer, da die Führungskraft diese für jeden potenziellen Tauschpartner überprüfen muss. Je instabiler der Dienstplan, desto grösser ist tendenziell die Unzufriedenheit der Mitarbeitenden. Ein zuverlässiger Dienstplan ist unerlässlich, denn die Sorge der Pflegekräfte, spontan einspringen zu müssen, beeinträchtigt häufig ihre Ruhezeiten und Freizeit. Vor diesem Hintergrund bietet der Diensttausch durch softwaregestützte Planung einen erheblichen Vorteil. Wenn Mitarbeitende ihre Dienste innerhalb vorgegebener Rahmenbedingungen selbst planen oder tauschen, fühlen sie sich stärker daran gebunden und übernehmen gegebenenfalls auch die Verantwortung, für passenden Ersatz zu sorgen. Das schafft eine Win-Win-Situation sowohl für die Dienstplanenden als auch für die Pflegekräfte. 

Darüber hinaus ermöglicht die Software die Integration gesetzlicher Vorgaben und Personalrichtlinien in die Planung. So werden gesetzliche Vorschriften systematisch berücksichtigt. Personalrichtlinien, die sich auf die Arbeitszeit beziehen, wie bspw. das Arbeitsruhegesetz oder die Wochenendruhe, werden bei einem Personaldiensttausch automatisch von der Software beachtet. Ebenso werden spezifische Qualifikationen, die für bestimmte Tauschpositionen erforderlich sind, in die Planung einbezogen. 

Folgende Kernaussagen beschreiben die softwaregestützte, regulierte Selbstplanung beim Diensttausch:

• Der Diensttausch findet ohne Zeitverlust statt. 
• Die Mitarbeitenden fühlen sich stärker dazu verpflichtet, ihren Dienst wahrzunehmen und im Falle eines Ausfalls eigenverantwortlich für Ersatz zu sorgen. 
• Die Zufriedenheit und Planungssicherheit der Mitarbeitenden steigen. 
• Der Tausch wurde im Rahmen der Planfreigabe bereits überprüft. 
• Gesetzliche Anforderungen und erforderliche Fähigkeiten werden systematisch einbezogen. 

Controlling und Fairness

Gerechtigkeit ist bei der Dienstplanung von grossem Wert, insbesondere in Pflegeberufen, wo die faire Verteilung von Wochenend- und Feiertagsdiensten besonders wichtig ist. Ohne aussagekräftige Kennzahlen verlaufen Diskussionen häufig emotional. Auch beim Diensttausch führt das Fehlen solcher Kennzahlen oft zu einem «natürlichen» Gefühl von Ungerechtigkeit. Der Vorteil einer softwaregestützten Dienstplanung ist hier besonders deutlich: weniger Spekulation und sachlich geführte Diskussionen auf Basis von Fakten und Zahlen schaffen ein Gefühl der Fairness.

Die softwaregestützte, regulierte Selbstplanung zur Gewährleistung von Fairness bietet folgende wesentliche Vorteile: 

• Fakten sorgen für eine sachliche Diskussion. 
• Zufriedenheit und das Empfinden von Gerechtigkeit werden gesteigert. 
• Missverständnisse werden reduziert. 

User Experience «joy of use»

Ein zeitgemässes Design und eine intuitive Benutzerführung, die aus dem Gesundheitswesen stammt, erhöhen die Akzeptanz der Nutzer erheblich. Besonders die jüngere Generation, die mit «Gaming»-Software aufgewachsen ist, erwartet moderne und benutzerfreundliche Computerprogramme.

Wettbewerbsvorteil auf dem Fachkräftemarkt – attraktiver Arbeitgeber werden  

Der Fachkräftemangel, insbesondere im klinischen Bereich, zählt zu den grossen Herausforderungen unserer Zeit. Ein digitaler Dienstplan mit den hier beschriebenen Funktionen ist ein wirksames Mittel im Wettbewerb um Fachkräfte. Er trägt dazu bei, als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen zu werden und dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken.

Weitere Informationen:

• www.cgm.com | cgm-clinical-hrm