OneDoc bei Airport Medical Center

Sie läuft im Hintergrund ab und erst wenn sie einmal nicht reibungslos funktioniert, bemerkt sie die Patientenschaft überhaupt: Die Praxisorganisation. Teil davon ist das Terminmanagement. Für dieses gehen oft viele Stellenprozente der MPA und damit wertvolle Zeit in der Arztpraxis drauf – und dies täglich am Telefonhörer. Und was bedeutet das auf Patientenseite? Besetzte Telefone, lange Warteschleifen, Frust. Das Airport Medical Center setzt deshalb auf die Online-Terminbuchung von OneDoc. Die Stv. Leitende MPA Nicole Schilling berichtet von ihrer Erfahrung mit der OneDoc-Lösung. 

Im Interview: Nicole Schilling, Stv. Leitende MPA beim Airport Medical Center

Covid-19, die Welle der Digitalisierung und ein herausforderndes Terminmanagement

Das Schweizer Gesundheitswesen ist nicht gerade bekannt für seine innovativsten Lösungen. Der Fax lässt grüssen…! Doch mit der Krise verstärkte sich der bereits vorher latent vorhandene Druck zur Digitalisierung von Prozessen im Gesundheitswesen. Auch das Airport Medical Center hat erlebt, wie die Nutzung von digitalen Lösungen plötzlich unvermeidlich wurde.

Nicole Schilling erinnert sich: “Wir nutzen OneDoc seit Dezember 2020. Aufgrund der Covid-19-Tests ist damals unser Telefon heissgelaufen, die MPA kamen nicht mehr hinterher. Wir waren zu dieser Zeit auch noch der einzige Ort, welcher Covid-Tests im Raum Flughafen Zürich ausübte. So konnte das Terminmanagement nicht weitergehen. Wir haben dank OneDoc eine Lösung für dieses Problem gefunden. Da wir dann sehr zufrieden waren mit OneDoc, haben wir die Behandlungsgründe ausgeweitet. Das Tool nutzen wir seit Mitte Februar 2021 auch für andere Behandlungen in der allgemeinen inneren Medizin. Und zwar für solche, die gut planbar sind, gleich lange dauern und so gut triagierbar sind. Seit dem Start im Dezember 2020 wurden mittlerweile (Stand Juli 2021) mehr als 2’000 Termine bei uns online gebucht. Wir spüren im Praxisalltag, dass die Möglichkeit der Online-Terminbuchung ein grosses Bedürfnis bei den Patient:innen darstellt.”

Dank der Schnittstelle zwischen OneDoc und Vitodata werden alle online gebuchten Termine automatisch in der Praxisagenda angezeigt. Gebucht werden heute neben Covid-19-Tests auch Behandlungen in der Allgemeinen Inneren Medizin.

Dass das Airport Medical Center heute Online-Terminbuchung für das Terminmanagement benutzt, ist nur konsequent. Denn das Gesundheitscenter setzt seit längerem auch in anderen Bereichen auf digitale Lösungen:

“Wir versuchen immer am Ball zu bleiben, mit der Zeit zu gehen und Prozesse zu optimieren. Da gehören auch digitale Lösungen selbstverständlich dazu. Neben der Online-Terminbuchung von OneDoc setzen wir bspw. auf H-Net, ein Programm zum elektronischen Verschicken von Röntgenbildern, ausserdem nutzen wir wenn möglich E-Mails und weniger den Postweg. Einen Fax haben wir zwar noch, der wird aber praktisch nicht mehr genutzt. Bei uns im Team sind wir stets offen gegenüber Innovationen und das war auch bei der OneDoc-Lösung so. Die Einführung und Schulung gingen denn auch super über die Bühne. Unser zuständiger OneDoc-Betreuer Özcan Cetintas hatte damals mit uns zwei leitenden MPA die Schulung gemacht, anschliessend haben wir intern das MPA-Team geschult”, resümiert Nicole Schilling.

Termin ist nicht gleich Termin, Behandlung ist nicht gleich Behandlung. Das Terminmanagement als Herausforderung

Die Anzahl an angebotenen Fachrichtungen beim Airport Medical Center ist gross, dementsprechend breit ist das Behandlungsangebot und damit komplex die Terminvergabe. Neben den Covid-19-Tests, mit denen alles begann, bietet das Gesundheitszentrum mittlerweile verschiedene Behandlungen innerhalb der Allgemeinen Inneren Medizin für die Online-Terminbuchung an. Wie läuft das Ganze ab und wie funktioniert die Triage?

“Die Patient:innen gehen auf unsere Homepage oder auf onedoc.ch, wählen die Behandlung aus, schreiben gegebenenfalls einen Kommentar zum Behandlungsgrund und erstellen dann einmalig ein Konto bei OneDoc. Nach dem erfolgreichen Buchen des Termins erhalten die Patient:innen eine SMS-Bestätigung. Online-Termine machen überall dort besonders Sinn, wo Behandlungen standardisiert ablaufen, gleich viel Zeit brauchen oder vom selben Arzt/von derselben Ärztin durchgeführt werden. Darunter fallen bspw. eine Impf- und/oder Reiseberatung, ein Check-Up oder eine verkehrsmedizinische Kontrolle. Für jeden Behandlungsgrund hinterlege ich im OneDoc-Tool eine bestimmte Zeitdauer. Diese definiere ich in Absprache mit der Ärzteschaft. Melden sich Patient:innen online für eine dieser Behandlungen an, wissen wir also ziemlich genau was uns erwartet. Möchten die Patient:innen uns aber vor der Behandlung trotzdem zusätzlich noch eine Information übermitteln, dann haben sie die Möglichkeit einen Kommentar bei der Buchung in einem entsprechenden Feld hinzuzufügen. Es gibt immer wieder Patient:innen, die davon Gebrauch machen. Solche Kommentare sind auch für uns praktisch. Sie erleichtern uns die Triage noch mehr. Einmal eingerichtet, ist OneDoc also ein wirklicher Selbstläufer!”, erklärt Nicole Schilling.

Über das Buchungsformular auf der Homepage des Airport Medical Centers oder über onedoc.ch können Patient:innen in wenigen Schritten online einen Termin für eine gewünschte Leistung buchen.

Ein weiterer Vorteil der Online-Terminbuchung über OneDoc ist gemäss Schilling die Tatsache, das Patient:innen dank der SMS-Terminerinnerung eine schriftliche und nicht nur (klassischerweise am Telefon) mündliche Bestätigung mit den relevanten Informationen erhalten. So können Missverständnisse aufgrund von sprachlichen Barrieren deutlich reduziert werden.

Vereinfachtes Terminmanagement dank Synchronisation zwischen OneDoc und Praxissoftware

Jede Arztpraxis hat ihre eigene Praxissoftware, die sich über die Jahre bewährt hat und die die MPA bereits im Schlaf bedienen können. Die Nutzung einer Lösung für die Online-Terminbuchung macht daher nur Sinn, wenn die Synchronisation mit der bestehenden Praxisagenda sichergestellt ist. Möglich macht dies im Fall vom Airport Medical Center die Schnittstelle zwischen Vitodata und der OneDoc-Lösung.

”Dank der Schnittstelle zwischen unserer Praxissoftwareagenda und OneDoc werden Termine innert Sekunden bidirektional abgeglichen. Dies gilt für die Buchung aber auch für abgesagte Termine. Diese Synchronisation zwischen Vitodata und OneDoc war auch das ausschlaggebende Argument für die Nutzung von OneDoc, denn so müssen wir keine manuellen Zwischenschritte machen. Als wir mit OneDoc gestartet sind, haben wir am Anfang immer noch alle Termine doppelt gecheckt, d.h. geprüft, ob alle online gebuchten Termine auch wirklich in unserer Praxisagenda gelandet sind. Wir haben festgestellt, dass dies jedes Mal geklappt hat und so vertrauen wir heute voll und ganz auf die automatische Synchronisation der Agenden. Dank dieser Schnittstelle sparen wir natürlich viel Zeit am Telefon. Seit der Implementierung von OneDoc am 18.12.2020 wurden mehr als 2’000 Termine online gebucht.”

Dank OneDoc sparen MPA viel zeitliche Ressourcen. Im Fall von M. Schilling bedeutet dies mehr Zeit für Aufgaben wie das Qualitätsmanagement, die Prozessoptimierung oder die Organisation von internen und externen Weiterbildungen.

Sie möchten einen weiteren Erfahrungsbericht lesen? Die leitende MPA von Skinmed Aarau über OneDoc im Praxisalltag.