KI braucht eine verlässliche Quelle: Warum Ihr Dokumentenarchiv darüber entscheidet

Die KI ist da. Die Frage ist: Worauf stützt sie sich?

Immer mehr Spitäler, Kliniken und Heime wollen interne KI-Anwendungen nutzen: Fragen an Richtlinien stellen, Verträge zusammenfassen, Unterlagen auswerten. Das Potenzial ist gross. Das Risiko auch, denn eine KI antwortet immer, ob die Quelle stimmt oder nicht.

Eine Antwort auf Basis eines veralteten Entwurfs, einer Kopie auf dem Netzlaufwerk oder eines Dokuments, das die Person gar nicht hätte sehen dürfen, hilft niemandem. Im Gesundheitswesen kommt hinzu: Personal- und Patientendaten gelten als besonders schützenswert.

Drei Anforderungen an eine verlässliche Datenquelle

1. Vollständig und aktuell. Nur freigegebene, versionierte Dokumente gehören in die Quelle: das QM-Handbuch, Verfahrensanweisungen, Verträge, Richtlinien. Veraltete Fassungen bleiben nachvollziehbar im Archiv, fliessen aber nicht in aktuelle Antworten.

2. Berechtigt. Die KI darf nur auf das zugreifen, was die fragende Person auch selbst sehen darf. In der ELO ECM Suite arbeitet der ELO Assistant mit den Zugriffsrechten des jeweiligen Benutzers.

3. Nachvollziehbar und kontrollierbar. Vorschläge der KI werden vor dem Speichern geprüft. Aktivitäten lassen sich im ELO Feed dokumentieren. Aufbewahrungs- und Löschfristen steuert das Archiv, nicht die KI.

Warum das gerade in der Administration zählt

HR, Finanzbuchhaltung und Qualitätsmanagement haben eines gemeinsam: Hier gelten klare Regeln für Aufbewahrung, Zugriff und Nachweis. Wer diese Unterlagen in einem revisionssicheren Archiv führt, schafft die Voraussetzung dafür, dass KI sinnvoll und verantwortbar eingesetzt werden kann. Das gilt für Rechnungen und Personaldossiers ebenso wie für das QM-Handbuch.

Wo die Daten verarbeitet werden, ist eine bewusste Entscheidung

Welche Sprachmodelle eingebunden werden und wo die Verarbeitung stattfindet, legen Sie fest. Die ELO ECM Suite erlaubt es, eigene oder externe Sprachmodelle anzubinden. Wir besprechen mit Ihnen, welche Variante zu Ihren Datenschutzanforderungen passt.

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