Pourquoi la numérisation peut aussi être un plaisir

"Le système de santé doit devenir plus numérique". C'est une déclaration que l'on entend souvent lorsqu'on s'intéresse à la politique ou au milieu. Et il n'est pas rare que l'on en déduise que ce sont les cabinets médicaux qui sont au cœur du problème. Car où ailleurs, on travaille encore beaucoup trop avec du papier et/ou on envoie des fax, c'est ce que l'on généralise à distance.

Dans notre travail quotidien, lorsque nous nous penchons sur les défis et les préoccupations des cabinets médicaux en matière d'administration du cabinet, nous ne voyons pas les médecins et les assistantes médicales comme des empêcheurs de tourner en rond. La numérisation n'est pas rejetée par principe, mais les cabinets cherchent plutôt des moyens efficaces et pragmatiques de maîtriser une administration toujours plus importante.

Nous avons voulu en savoir plus et avons demandé à Emma S., Angie W. et Cindy H., trois assistantes médicales de cabinets de Winterthour, Zurich et Kriessern, comment elles vivaient la numérisation au quotidien.

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"Tout d'abord en guise d'introduction, afin que nous puissions avoir une idée de la manière dont vous travaillez dans vos cabinets : À quel point votre cabinet médical est-il numérique et pourquoi?"

EMMA: "Sur une échelle de 0 à 10, je dirais 8. Nous envoyons les rapports, les ordonnances, les prescriptions, etc. exclusivement via une plateforme numérique. Au sein de l'équipe, la communication est également purement numérique, ce qui garantit une meilleure traçabilité. Ces déroulements de processus favorisent également le travail en home office pour l'assistante médicale et le médecin".

ANGIE: "Ces dernières années, nous nous sommes progressivement numérisés dans une large mesure et nous utilisons, en plus de la KG électronique, quelques outils numériques tels que la signature numérique pour l'envoi d'ordonnances/de rapports ou une réservation de rendez-vous en ligne pour les patients. Malgré tous nos efforts, nous continuons à scanner quotidiennement certains courriers et à faire signer des formulaires importants par les patients sur papier."

CINDY: "Le travail numérique est l'avenir et rend de nombreux processus plus efficaces et plus simples. Sur une échelle de 0 à 10, nous sommes à 9. Nous travaillons déjà avec divers outils numériques : par exemple, KG électronique, prise de rendez-vous en ligne, boîte aux lettres numérique pour que nous puissions classer très facilement et très rapidement les rapports dans le dossier médical, commande électronique de médicaments sur la base de l'état des stocks, collaboration avec une application pour que les patients aient toujours leurs documents sur eux.

"En fait, la numérisation devrait avant tout être utile et, dans l'idéal, même amusante. Dans quels cas la numérisation te procure-t-elle du plaisir?"

EMMA: "Mon équipe et moi-même éprouvons du plaisir lorsque nous constatons que nous sommes nettement plus efficaces dans les processus administratifs, lorsque nous observons que les sources d'erreur sont minimisées et que la sécurité des patients est ainsi améliorée. Personnellement, l'aspect économique me plaît beaucoup, car la numérisation nous permet d'économiser massivement du papier et des cartouches d'impression."

CINDY: "La numérisation me fait plaisir parce que je vois combien de temps on peut économiser au quotidien".

ANGIE: Je me réjouis lorsqu'on parvient à minimiser les sources d'erreur tout en rationalisant les processus : je suis toujours fascinée par la manière dont les interfaces permettent la collaboration entre les différents outils/programmes et simplifient et rationalisent en conséquence les processus. Un exemple : dans le cas d'un rapport médical dans la boîte de réception numérique, la reconnaissance de texte et l'interface proposent directement le patient du PIS. Nous avons ainsi presque éliminé une grande source d'erreur possible - l'envoi du rapport au mauvais patient.

Si l'utilisation d'outils numériques présente tant d'avantages, pourquoi ne les utilise-t-on pas plus souvent et plus rapidement ? Quels sont, selon toi, les obstacles à la numérisation?

EMMA: "Le plus grand obstacle à la numérisation est à mon avis la peur du changement et des nouveaux processus. Je peux également m'imaginer que les coûts induits sont dissuasifs".

CINDY: "La numérisation comporte aussi un petit risque. Si Internet ou un ordinateur tombe en panne, l'improvisation est de mise. Et..., au début, une numérisation semble liée à beaucoup de dépenses. Mais j'ai fait l'expérience que l'effort en vaut la peine et qu'il est vite rentabilisé".

ANGIE: "Comme nous travaillons avec des données de santé très délicates, il faut accorder une attention particulière à la protection des données. En outre, il ne faut pas sous-estimer le facteur temps (manquant) pour se pencher sur le sujet et le facteur coût (du moins à première vue)".

Après les interviews avec les assistantes médicales, nous nous sentons confortés dans notre vision et nos expériences avec les équipes de cabinet : La numérisation peut aussi être amusante. Les assistantes médicales sont convaincues par les processus numériques lorsqu'ils simplifient le travail quotidien et évitent les erreurs. Ces avantages dans les outils et les instruments doivent briller suffisamment pour que les multiples obstacles, qui existeront toujours, puissent être surmontés.