Selbstbestimmte Personalplanung im Gesundheitswesen: Arbeitskräfte finden, Pools aufbauen und Schichten besetzen

Gesundheitseinrichtungen müssen offene Schichten zuverlässig besetzen und gleichzeitig für Kontinuität im Team sorgen. Besonders bei wiederkehrenden Einsätzen ist es hilfreich, mit Arbeitskräften zu arbeiten, die den Betrieb und seine Abläufe bereits kennen.

Die Coople-Plattform unterstützt Gesundheitseinrichtungen dabei, Favoritenpools, also eigene Gruppen bewährter Arbeitskräfte, aufzubauen, weitere Einsätze mit ihnen zu planen und offene Schichten automatisch zu besetzen.

Funktionen wie die automatische Einplanung, der Matching-Score und Schichtplan-Vorlagen erleichtern die Organisation flexibler Arbeitskräfte. So lassen sich nicht nur kurzfristige Personallücken schliessen, sondern auch wiederkehrende Einsätze digital organisieren.

Wie unterstützt Coople die Personalplanung im Gesundheitswesen?

Die Coople-Plattform verbindet den Zugang zu flexiblen Arbeitskräften mit digitalen Funktionen für die Einsatzplanung. Gesundheitseinrichtungen können passende Personen finden, bewährte Arbeitskräfte wiederholt einsetzen und ihre Schichten zentral organisieren.

Coople bietet Zugang zu über 900'000 registrierten flexiblen Arbeitskräften in der Schweiz, darunter Fachangestellte Gesundheit (FaGe), Pflegehelfende SRK und weitere qualifizierte Gesundheitsfachkräfte. Schichten werden über die Coople-Plattform durchschnittlich innerhalb von anderthalb Stunden besetzt, bei einer Abdeckungsrate von 95% (Stand: Juni 2026).

Dabei behalten Unternehmen die Kontrolle darüber, welche Arbeitskräfte für bestimmte Einsätze infrage kommen und wie ihre Schichten besetzt werden.

Favoritenpools aufbauen und bewährte Arbeitskräfte wieder einsetzen

Ein Favoritenpool ist auf der Coople-Plattform ein eigener Personalpool. Das Unternehmen stellt darin selbst eine Gruppe von Arbeitskräften zusammen, mit denen es bereits gute Erfahrungen gemacht hat, und kann diese gezielt für weitere Einsätze einladen. Bei wiederkehrendem Personalbedarf müssen Gesundheitseinrichtungen so nicht jedes Mal von vorne nach geeigneten Arbeitskräften suchen.

In den Favoritenpools können Unternehmen beispielsweise Personen gruppieren, die bestimmte Qualifikationen mitbringen, regelmässig in einer Einrichtung arbeiten oder für bestimmte Schichten infrage kommen.

Das bietet insbesondere für Gesundheitseinrichtungen praktische Vorteile:

• Bewährte Arbeitskräfte können gezielt wieder eingesetzt werden.
• Unternehmen können bevorzugte Personen in eigenen Pools organisieren.
• Wiederkehrende Personalbedarfe lassen sich strukturierter planen.
• Einrichtungen können gezielt Arbeitskräfte mit passenden Fähigkeiten und Erfahrungen ansprechen.

Gerade im Gesundheitswesen kann es hilfreich sein, wenn flexible Mitarbeitende die Abläufe, Anforderungen und Teams einer Einrichtung bereits kennen. Favoritenpools schaffen dafür eine digitale Grundlage und unterstützen eine kontinuierlichere Zusammenarbeit.

Automatische Einplanung: Offene Schichten mit bewährten Arbeitskräften besetzen

Die automatische Einplanung der Coople-Plattform verbindet die Pool-Funktion mit der digitalen Schichtplanung. Unternehmen können dabei ausschliesslich Arbeitskräfte aus ihren Favoritenpools für die automatische Einplanung auswählen. Es handelt sich also um Personen, mit denen sie bereits gearbeitet haben und die sie gezielt wieder einsetzen möchten.

Sobald die Funktion aktiviert ist, plant die Coople-Plattform passende Mitarbeitende aus dem ausgewählten Favoritenpool automatisch für offene Schichten ein, ohne dass Unternehmen jede Person manuell zuweisen müssen. Berücksichtigt werden dabei nur Arbeitskräfte, die für die jeweilige Schicht infrage kommen.

Für Gesundheitseinrichtungen ist die Funktion besonders relevant, wenn regelmässig ähnliche Personallücken entstehen. Statt für jede offene Schicht erneut nach Personal zu suchen, können Unternehmen auf ihre eigenen Favoritenpools mit bereits bekannten und bewährten Arbeitskräften zurückgreifen.

Beispiel: Ein Alterszentrum hat jedes Wochenende offene Nachtdienste. Die Einrichtung stellt einen Favoritenpool mit FaGe zusammen, die bereits Nachtdienste im Haus geleistet haben, und aktiviert für diese Schichten die automatische Einplanung. Die Coople-Plattform plant passende Personen aus diesem Pool ein, ohne dass die Pflegedienstleitung jede Schicht einzeln zuweisen muss.

Die automatische Einplanung hilft so, vertraute Arbeitskräfte effizienter wieder einzusetzen und den manuellen Planungsaufwand zu reduzieren. Unternehmen können die Funktion für jede Schicht nach Bedarf aktivieren oder deaktivieren.

Matching-Score: Passende Arbeitskräfte schneller erkennen

Der Matching-Score zeigt auf der Coople-Plattform, wie gut eine Arbeitskraft zu den Anforderungen einer Jobrolle passt. Auch innerhalb eines bestehenden Pools können mehrere Arbeitskräfte für einen Einsatz infrage kommen. Der Matching-Score hilft Unternehmen dabei, Profile anhand relevanter Kriterien zu vergleichen.

Dadurch können Unternehmen passende Profile in der Bewerberliste leichter erkennen und die Auswahl für einzelne Schichten unterstützen.

Die Funktionen ergänzen sich:

• Der Favoritenpool bietet Zugang zu bewährten Arbeitskräften.
• Der Matching-Score unterstützt die Auswahl für einen konkreten Einsatz.
• Die automatische Einplanung hilft dabei, geeignete Personen für offene Schichten zuzuweisen.

So können Gesundheitseinrichtungen auf bestehende Beziehungen zurückgreifen und gleichzeitig die Anforderungen einzelner Einsätze berücksichtigen.

Schichtplan-Vorlagen für wiederkehrende Einsätze nutzen

Mit Schichtplan-Vorlagen können Unternehmen auf der Coople-Plattform wiederkehrende Einsatzmuster speichern und erneut verwenden. Das ist besonders hilfreich für Gesundheitseinrichtungen, die regelmässig ähnliche Schichten planen.

Dabei lassen sich beispielsweise Arbeitszeiten, Rollen und Lohndaten aus vergleichbaren Schichten übernehmen. Wiederkehrende Planungsmuster müssen dadurch nicht jedes Mal vollständig neu erstellt werden.

In Kombination mit bestehenden Favoritenpools können Gesundheitseinrichtungen ihre Planung strukturieren und bewährte Arbeitskräfte für regelmässige Einsätze berücksichtigen.

Spesen und Vergütungen digital organisieren

Mit der smarten Spesenverwaltung der Coople-Plattform lassen sich Zulagen, Abzüge, Rückerstattungen und weitere Spesen direkt im Zusammenhang mit einer Schicht erfassen. Solche Angaben fallen im Gesundheitswesen je nach Einsatz neben der Schichtplanung an.

Unternehmen können Spesen und Belege dokumentieren und in ihre Kostenübersicht übernehmen. Die Informationen fliessen anschliessend in die relevanten Prozesse rund um Vertrag, Lohnabrechnung und Rechnung ein.

Auch Arbeitskräfte erhalten mehr Transparenz über die Zusammensetzung ihrer Vergütung. So unterstützt die Funktion eine strukturierte und nachvollziehbare Abwicklung über den gesamten Einsatz hinweg.

Eine Plattform für die wiederholte Zusammenarbeit

Digitale Personalplanung bedeutet nicht nur, offene Schichten möglichst schnell zu besetzen. Für Gesundheitseinrichtungen ist es ebenso wichtig, bewährte Arbeitskräfte wiederholt einzusetzen und den Planungsaufwand bei regelmässigen Einsätzen zu reduzieren.

Coople verbindet dafür verschiedene Funktionen auf einer Plattform:

• Favoritenpools: Bewährte Arbeitskräfte organisieren und wiederholt einsetzen.
• Automatische Einplanung: Geeignete Mitarbeitende aus ausgewählten Pools automatisch offenen Schichten zuweisen.
• Matching-Score: Die Eignung von Arbeitskräften für bestimmte Jobrollen besser einschätzen.
• Schichtplan-Vorlagen: Wiederkehrende Einsatzmuster speichern und erneut verwenden.
• Smarte Spesenverwaltung: Zusätzliche Kosten und Vergütungsbestandteile digital dokumentieren.

Die neue Plattform von Coople wurde entwickelt, um Unternehmen die Planung, Organisation und Kontrolle flexibler Einsätze zu erleichtern.

Fazit: Flexible Arbeitskräfte mit digitaler Planung gezielt einsetzen

Im Gesundheitswesen geht es bei flexibler Personaleinsatzplanung nicht nur darum, kurzfristig verfügbare Arbeitskräfte zu finden. Ebenso wichtig ist es, mit bewährten Personen wiederholt zusammenzuarbeiten und wiederkehrende Personalbedarfe effizient zu organisieren.

Die Coople-Plattform unterstützt Gesundheitseinrichtungen dabei, Favoritenpools aufzubauen, vertraute Arbeitskräfte erneut einzusetzen und offene Schichten mit digitalen Funktionen wie der automatischen Einplanung zu besetzen.

So lassen sich flexible Arbeitskräfte gezielter in die bestehende Personalplanung integrieren.

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Über Coople

Coople ist ein europäisches Technologieunternehmen mit Hauptsitz in Zürich, das 2009 in der Schweiz gegründet wurde. Unter dem Leitsatz «Flexibles Personal trifft smarte Technologie» verbindet Coople flexible Arbeitskräfte mit einer digitalen Plattform für Planung, Besetzung und Administration von Einsätzen. In der Schweiz sind über 30'000 Unternehmenskonten und über 900'000 flexible Arbeitskräfte auf Coople registriert.

Häufige Fragen zur digitalen Personalplanung im Gesundheitswesen

Was ist digitale Personalplanung im Gesundheitswesen?

Digitale Personalplanung im Gesundheitswesen umfasst die digitale Organisation von Arbeitskräften, Schichten, Verfügbarkeiten und Qualifikationen. Plattformen wie Coople unterstützen Einrichtungen dabei, offene Schichten zu besetzen, Arbeitskräftepools zu verwalten und wiederkehrende Einsätze effizienter zu planen.

Können Gesundheitseinrichtungen bei Coople eigene Favoritenpools aufbauen?

Ja. Ein Favoritenpool ist ein eigener Personalpool auf der Coople-Plattform, den ein Unternehmen aus Arbeitskräften zusammenstellt, mit denen es bereits gute Erfahrungen gemacht hat. So können Gesundheitseinrichtungen diese Personen gezielt für weitere Einsätze berücksichtigen.

Wie funktioniert die automatische Einplanung bei Coople?

Bei der automatischen Einplanung wählen Unternehmen geeignete Favoritenpools aus und aktivieren die Funktion für die gewünschten Schichten. Die Coople-Plattform weist anschliessend passende Arbeitskräfte aus diesen Pools automatisch offenen Schichten zu.

Welche Vorteile bieten Favoritenpools im Gesundheitswesen?

Favoritenpools erleichtern die wiederholte Zusammenarbeit mit vertrauten Arbeitskräften. Mitarbeitende kennen die Abläufe einer Einrichtung möglicherweise bereits, während Unternehmen gezielt auf Personen zurückgreifen können, mit denen sie gute Erfahrungen gemacht haben.

Wie schnell lassen sich offene Schichten über Coople besetzen?

Schichten werden über die Coople-Plattform durchschnittlich innerhalb von anderthalb Stunden besetzt. Die Abdeckungsrate liegt bei 95% (Stand: Juni 2026).

Welche Gesundheitsfachkräfte sind über Coople verfügbar?

Über Coople arbeiten unter anderem Fachangestellte Gesundheit (FaGe), Pflegehelfende SRK und weitere qualifizierte Gesundheitsfachkräfte. Insgesamt sind in der Schweiz über 900'000 flexible Arbeitskräfte auf Coople registriert.

Für welche Gesundheitseinrichtungen eignet sich Coople?

Coople wird unter anderem von Pflegeeinrichtungen, Alterszentren und Kliniken genutzt, um kurzfristige Ausfälle abzudecken und wiederkehrende Schichten mit bewährten Arbeitskräften zu planen.

Welche digitalen Funktionen bietet die Coople-Plattform?

Die Coople-Plattform bietet unter anderem Favoritenpools, automatische Einplanung, Matching-Score, Schichtplan-Vorlagen und smarte Spesenverwaltung. Die Funktionen unterstützen unterschiedliche Schritte der digitalen Einsatzplanung.

Wie können Gesundheitseinrichtungen mit Coople starten?

Gesundheitseinrichtungen können sich über die Coople-Business-Registrierung als Unternehmen registrieren und die Coople-Plattform anschliessend für ihre Personalplanung nutzen.